ERP (Enterprise Resource Planning) System

ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.


ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Read More..

Compiere

Compiere adalah sebuah software ERP (singkatan dari Enterprise Resource Planning), dan merupakan software ERP berbasis open source pertama kali dan paling popular saat ini. Compiere yang di bangun dengan menggunakan Java J2EE dapat di jalankan di berbagai platform seperti Windows, Linux, Unix, dll.


Saat ini Compiere sudah sampai pada versi 3.0 dimana terdapat perbedaan perbedaan dibanding versi versi sebelumnya (versi 1 dan versi 2), beberapa kelebihan yang ada di Compiere 3 adalah :
Return Management
Additional Financial Reporting Templates
Improve Swing Client Usability
Enhance Security
Improved Search
Data Dictionary Functionality Enhancement
Installation Ease
Updated Installation Instruction
Database Certification
Source Code
Overall Quality

LISENSI COMPIERE 3,
Berbeda dengan versi versi sebelumnya, Compiere 3 memiliki 3 macam lisensi yang berbeda yaitu:

Compiere Community Edition, didistribusikan dibawah lisensi GPL Opensource sehingga bisa digunakan secara gratis. Perbedaan Community Edition dibanding dengan yang lain adalah tidak memiliki migration tools serta tidak disupport oleh Compiere, Inc.

Compiere Standard Edition, didistribusikan dibawah lisensi GPL Opensource dan lisensi ini di backup dengan quality support, termasuk akses ke Compiere Technical support services, migration tools dan Service Pack releases.

Compiere Professional Edition, diperuntukkan bagi perusahaan menengah keatas yang memerlukan fungsionalitas system terbaik, dan di di support oleh Compiere, Inc atau Compiere Authorize Partner. Compiere Professional Edition memiliki kelebihan arsitektur berbasis web (interactive web architecture) yang memungkinkan anda mengakses Compiere melalui web. Di versi 2.5 ke atas, Web UI memang sudah ada namun dalam versi Beta. Berbeda dengan Web UI di release 2, Web UI di release ini dikembangkan seluruhnya dengan menggunakan Google Web Tools (GWT). Web UI ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki kantor cabang di daerah yang tidak memiliki jaringan yang memadai untuk menggunakan client side application berbasis Swing. Web UI ini memiliki hampir semua fitur yang dapat ditampilkan di versi Swing. Kenapa dikatakan hampir semua? Karena masih ada beberapa window dan form yang belum tersedia di format ini.

Mengapa Compiere Berbeda?

Ada beberapa hal yang membuat Compiere berbeda dengan sistem ERP yang lain, dimana Compiere memiliki beberapa kelebihan sehingga Compiere menjadi salah satu pilihan terbaik dalam memilih sistem ERP. Kelebihan kelebihan tersebut diantaranya adalah :

Implementasi Cepat, Dengan asumsi tanpa memerlukan proses pengambilan keputusan yang panjang, yang umumnya terjadi karena masalah perhitungan biaya dan investasi (serta kerugiannya apabila sistem ternyata gagal). Dengan Compiere resiko kerugian sangat kecil, misalnya apabila anda menghentikan proyek implementasi karena suatu alasan. Disamping itu Compiere tidak mengenal kata gagal, karena apabila sistem yang ada pada Compiere tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan anda secara maksimal, anda masih dapat mengembangkannya sendiri dari source code yang tersedia.

Benar benar Terintegrasi, artinya semua data (ERP, CRM dan Akunting) di picu dari transaksi yang sama. Tidak diperlukan migrasi, penggabungan atau trasformasi data. User yang memasukkan data tidak perlu takut tentang informasi yang perlu di masukkan untuk CRM, karena informasi informasi tersebut secara otomatis akan terintegrasi.

Aman dari Kegagalan, orang umumnya akan berusaha aman dari kesalahan. Akan tetapi sebenarnya tidak ada lingkungan yang benar benar aman, mengingat banyaknya variable keamanan. Sehingga anda pasti yakin akan adanya bug dan masalah. Sehingga, idenya adalah membangun system dimana anda dapat berbuat salah secara aman, dimana anda dapat memperbaiki kesalahan, mengulangi dari awal dan anda dapat mengatasi situasi tersebut.

Rich and Reach – Rich (kaya) mengacu pada system Clien/Server interface yang memiliki semua fitur yang diperlukan. Reach (terjangkau) mengacu kepada web interface dimana dapat diakses tanpa harus memerlukan program khusus dari sisi klien.

Global Market, cukup mudah membangun multi fungsi di Compiere dimana mengijinkan anda untuk berbuat di pasar global dengan bahasa yang berbeda, mata uang, dan metode akuntansi.

Smart User Interface, hampir semua tampilan windows dikembangkan pada aturan dasar, berdasarkan andas. Hal ini mengijinkan untuk akses yang sangat personal dan memberikan user apa yang diperlukan. Dalam hal tersebut, Compiere benar benar memperhitungkan fakta bahwa beda orang akan memiliki kebutuhan yang berbeda pula. Penggerak Perbendaharaan data memungkinkan setup berbasis per-user. Semua windows dapat di kustomisasi dan dikurangi terhadap field2 dimana user sesungguhnya memerlukannya dimana hal ini memberikan flexibiltas lebih baik dari aplikasi lain.

Read More..

Implementation of Compiere

Langkah langkah implementasi secara garis besar ditunjukkan pada diagram
berikut:



Persiapan

Pada saat implementasi, tidak ada persiapan khusus yang diperlukan kecuali harus menyiapkan data yang diperlukan untuk implementasi. Data tersebut diantaranya adalah Chart Of Account, Business Partner, Product, dan Bill Of Material (BOM), Anda dapat memasukkan informasi ini satu persatu ataupun dengan cara import agar menghemat waktu.


Accounts & CoA

Proses implementasi dimulai ketika program “Initial Client Setup” dijalankan. Kemudian, login sebagai “System Administrator” untuk menjalankan program tersebut. Untuk selanjutnya membuat user, aturan dan standard entiti untuk tipe dokumen, business partner, product, dan lain lain. Setelah menyelesaikan proses ini, kita sudah dapat membuat dan mencetak invoice anda yang pertama.

Program tersebut juga akan membuat dua account user dengan level “Client” yang memiliki semua wewenang untuk merawat aturan aturan system serta melakukan transaksi. Yang satu lagi adalah user dengan level “Organisasi” yang mempunyai semua wewenang untuk melakukan transaksi.

Initial Tenant Setup

Sebelum memulai setup client untuk pertama kali, kita harus menyediakan Chart Of Account. Kita dapat menggunakan template Chart Of Account yang sudah tersedia atau membuat sendiri dengan cara membuka template dengan aplikasi preadsheet seperti excel untuk kemudian anda rubah sesuai keinginan anda. Dalam banyak kasus kita bisa menggunakan template “AccountingUS” , apabila ingin melakukan perubahan, import kedalam format Excel, untuk kemudian menyimpan kembali dalam format csv.

kita dapat juga memulai dengan standard template, dan melakukan import account di lain waktu. Selanjutnya login-lah sebagai System Administrator, dan lakukan langkah langkah berikut:
1. Membuat Client beserta organisasi yang dibutuhkan
2. Membuat User dan Roles untuk user yang bersangkutan
3. Membuat Accounting Schema
4. Tentukan Document Type
5. Membuat Calendar (tanpa period)



Setelah menyelesaikan konfigurasi awal, pada dasarnya sudah siap untuk menuju proses selanjutnya. Namun, dapat melakukan pengecekan ulang dan update terhadap konfigurasi awal anda dengan workflow “Initial Tenant Setup Review”.

Memulai Login

Untuk memulai login, kita dapat mencari icon bergambar logo huruf “C” yang bertuliskan Compiere. Bagi yang menggunakan OS Windows anda dapat juga menjalankan dari “Start” dan pilih Compiere2



Loginlah sebagai SuperUser (case sensitive) dan passwordnya: System - Compiere akan mengingat data login kita.

Pilihlah Role sebagai GardenWorld Admin.



Menu Compiere

Menu dari Compiere akan menampilkan semua menu yang tesedia untuk role yang anda pilih. Untuk mencari menu yang diinginkan, kita dapat memanfaatkan menu search yang ditandai berwarna kuning, Sebagai contoh coba masukkan Sales dan tekan enter. System akan mencari ke semua menu yang mengandung kata kata Sales (case sensitive) didalamnya.




Pada gambar nampak bahwa sistem menunjuk kepada menu Sales Order, dan juga dapat menampilan menu Sales Order ke lajur sebelah kiri dengan meng klik kanan pada menu Sales order dan klik pada : Perluas Menu-Bar anda (Shortcut) dengan men-drag pada menu sebelah kiri. Kemudian, bisa menambah shortcut yang lain sesuai yang diinginkan, misalnya Purchase Order dll.




Navigasi Windows

Untuk membuka window Sales Order kita dapat menekan Ctrl-Enter di area yang berwarna kuning pada search area, melakuan klik dua kali (double-click) pada deretan menu di sebelah kanan atau meng klik pada shortcut di lajur sebelah kiri.



Nilai Default

Tampilan layaran Sales Order akan muncul dengan nilai default/preference yang ditentukan, untuk Organisasi (HQ) , untuk client (GardenWorld) atau system. Untuk mengeset preferences pilihlah field yang diinginkan kemudian tekan klik kanan (sebagai contoh: field “Target Document Type” akan dirubah ke “POS Order”) dan pilih Value Preference. Pilihlah scope (untuk semua/specific Organizations, Users, Window) dan tekan OK. Maka nilai default anda yang baru pada layar Order Entry adalah POS Order.

Membuat Business Partner secara langsung

Untuk membuat Business Partner baru pada umumnya, kita harus memasukkannya di window Business Partner ataupun dengan melakukan import. Namun, dapat membuat Business Partner baru secara langsung. Nilai default dari Business Partner adalah di salin dari Business Partner “Standard”. Pada field Business Partner, tekan klik-kanan dan pilih New Record.

Masukkan Informasi customer, untuk memasukkan alamat/address, pilih tombol Location button. Masukkan address (alamat) , Klik OK untuk konfirmasi pencatatan Customer yang baru, Sales Order secara otomatis akan ter updated.

Zoom – Membuat Record baru tanpa meninggalkan Window
Pada field optional Campaign Field (field optional memiliki background putih, field mandatory memiliki background biru muda) tekan klik kanan dan pilih Zoom:

Window Campaign akan terbuka untuk memasukan record baru. Jika field "zoom from" memiliki beberapa pilihan, window Zoom akan mengurutkan record yang diplih secara otomatis.

Masukkan kata kunci pada field Search Key dan Name (ini merupakan field mandatory jadi kita harus mengisinya), anda bebas mengisinya dengan informasi yang sesuai.

Kemudian tekan Save – dan tutup window dengan menekan tanda x di sebelah kanan atas atau dengan menekan tombol End di sebelah kiri (anda akan di tanya, apakah ingin menyimpan perubahan yang sudah dilakukan) pada Tool Bar.
Kembali pada tampilan Order , Campaign yang baru belum tersedua, klik-kanan pad field Campaign and pilih ReQuery:

Saving / Menyimpan

Pilih Campaign baru dan terkan Save atau cukup tekan pada tab Order Line. System memiliki setting Auto Commit setting (dari menu window via File > Preference atau pada standard window via Tools > Preference). Ini akan secara otomatis menyimpan / save, tapi harus melakukan konfirmasi ketika merubah tab.

Search

Masuk ke tab Order Line dengan meng klik pada tab.
Pada field Product, masukkan %Bush (misal: mencari product dengan kata bush [case diabaikan] pada Search Key) dan tekan enter:

kita dapat melihat ketersediaan product dan merubah harga berdasarkan pada dasar harga pada Customer atau price list order. Plih product and tekan OK – atau cukup dengan men klik-dua kali pad baris:

Melengkapi Order

Order Line sudah terupdated dengan informasi harga. kita dapat memasukkan keterangan tambahan, merubah harga, dan quantity. kitaakan mendapatkan peringatan / warning, jika memasukkan harga dibawah limit harga.

Tekan Save and kembali ke Header. (Tax engine akan menentukan, bahwa customer di luar negri tidak terkena pajak - kita harus menimpa/mengganti informasi ini apabila ada pengecualian atau dapat merubah setup aturan pajak yang berbeda – misal: tidak berlaku untuk "mail order")
Apabila mempercayai customer, kita dapat merubah aturan pembayaran/payment dari Cash (tunai) menjadi On Credit.

kita telah menyelesaikan order kita, maka tekan tombol transaction Complete, yang mana akan menyimpan order dan memprosesnya (meng - updates inventory, customer credit line, dll.).

Order akan menjadi "abu abu" untuk mengindikasikan bahwa sudah menyelesaikan order kita. Sekarang kita dapat mencetak invoice (surat tagihan) melalui tombol Print Document. System tau bahwa ketika mencetak POS Order, sebenarnya menginginkan untuk mencetak invoice (atau mencetak delivery note untuk warehouse order) dan bukan konfirmasi standard Order. Karena ini adalah POS Order, invoice akan di proses secara otomatis (demikian juga dengan Shipping document).

Jika kembali ke Order Line, kita dapat melihat bahwa Quantity Orderedy adalah sama dengan Quantity Delivered dan Invoiced. Dimana kita juga mencatat bahwa isi Window berubah dengan context; kita melihat apa yang kita perlu lihat di context yang diberikan (dan jika tidak menyukainya, kita dapat merubah aturannya).

Memasukkan Pembayaran / Payment

Customer baru kami mengirim sebuah Check! kita dapat menyederhanakan struktur menu dengan membuat Role dengan fungsionalitas yang sudah dipilih. Di Men, pilih search untuk Payment dan buka Window nya.
Klik New atau melalui Menu File > New Record - you can also enter Ctrl+N or F2. kita dapat juga dapat mencatat, bahwa Icon icon adalah serupa dengan keboard standard PC. Pada field Business Partner, tekan tombol yang anda pilih.

Mencari Customers dan Invoices

Pada Business Partner Info, tekan enter dan kita akan melihat semua customer. Mohon dicatat bahwa semua Customer baru berwarna merah karena belum memiliki tagihan (credit line).

Tekan cancel – sekedar untuk memperlihatkan kepada anda fitur yang lain: klik pada tombol Invoice dan tekan enter; Sekarang lihat semua Invoices yang masih open. Umumnya, akan mempersempit pencarian dengan memasukkan kata kunci customer, invoice number, dll. Pilih invoice dan klik OK atau klik-dua kali pada baris yang bersangkutan.

Memasukan nilai pembayaran (Payment amounts)

Layar Payment juga terupdated bersama Customer dan nilai pembayaran. Misalnya Customer and lupa untuk mengirim 75c (dari total tagihan $ 23.75), maka kita mencoba mengkoreksi nilai pembayaran menjadi $23.00. Perbedaan 0.75 akan muncul sebagai write-off (setelah keluar dari field) alias di hilangkan. Jika memang ada diskon pembayaran yang valid, system akan menyarankan pengurangan nilai pembayaran dengan valid discount pada hari pembayaran di field discount. System membedakan antara diskon payment yang telah ditentukan dengan pembayaran singkat yang akan kita write off. Kita juga harus menjaga balance.

Cukup tekan complete dan biarkan system memberitahu kita, bahwa kita harus mengisi field mandatory yang lain. kita harus men-set pada Document Type atau AR Payment sebagai kemungkinan pembayaran terbanyak yang akan diterima (dan AP payments umumnya akan di generate). Lengkapi informasi lain yang diperlukan (check number, etc.) dan tekan complete.

Reporting / Pelaporan

Di Menu search untuk Payment Allocation Report (ada dua masukan – satu untuk Window dan satu untuk summarized Payment Allocation Report). Dialog pilihan akan muncul. Untuk masuk ke Business Partner merupakan optional (boleh ya atau tidak), sehingga cukup tekan OK (jika kita lebih suka parameter pilihan tambahan yang lain untuk report, kita dapat menambahkan dengan mudah):

Berikut ini kita sudah memiliki report, meskipun mungkin tidak terlalu bagus, sehingga merasa perlu untuk melakukan Customize, maka tekan tombol Customization.

Customizing a Report

Pilih fields, dapat memperlihatkan urutan dalam tab Display Order :

Pada tab Sort, pilih Business Partner dan Invoice untuk mensortir report berdasar pada:

Pada tab Format Item, dapat memilih Business Partner. Pilih Group by untuk membuat total nilai per Business Partner. kita dapat pula merubah kolom heading disini dan tekan OK.

kita juga bisa mendapatkan total untuk tiap Business Partner maka pilih Amount. Pilih check box Calculate Sum sehingga nilai total akan di kalkulasi

Sekarang, report nampak lebih baik. Sehingga kita melihat disini Invoice mana yang telah di bayar serta dengan metode pembayaran(Check, transfer, dll) ataupun tunai (Cash)

==========================
Download e-book <-- from indowebster.com
==========================

Read More..