Langkah langkah implementasi secara garis besar ditunjukkan pada diagram
berikut:
Persiapan
Pada saat implementasi, tidak ada persiapan khusus yang diperlukan kecuali harus menyiapkan data yang diperlukan untuk implementasi. Data tersebut diantaranya adalah Chart Of Account, Business Partner, Product, dan Bill Of Material (BOM), Anda dapat memasukkan informasi ini satu persatu ataupun dengan cara import agar menghemat waktu.
Accounts & CoA
Proses implementasi dimulai ketika program “Initial Client Setup” dijalankan. Kemudian, login sebagai “System Administrator” untuk menjalankan program tersebut. Untuk selanjutnya membuat user, aturan dan standard entiti untuk tipe dokumen, business partner, product, dan lain lain. Setelah menyelesaikan proses ini, kita sudah dapat membuat dan mencetak invoice anda yang pertama.
Program tersebut juga akan membuat dua account user dengan level “Client” yang memiliki semua wewenang untuk merawat aturan aturan system serta melakukan transaksi. Yang satu lagi adalah user dengan level “Organisasi” yang mempunyai semua wewenang untuk melakukan transaksi.
Initial Tenant Setup
Sebelum memulai setup client untuk pertama kali, kita harus menyediakan Chart Of Account. Kita dapat menggunakan template Chart Of Account yang sudah tersedia atau membuat sendiri dengan cara membuka template dengan aplikasi preadsheet seperti excel untuk kemudian anda rubah sesuai keinginan anda. Dalam banyak kasus kita bisa menggunakan template “AccountingUS” , apabila ingin melakukan perubahan, import kedalam format Excel, untuk kemudian menyimpan kembali dalam format csv.
kita dapat juga memulai dengan standard template, dan melakukan import account di lain waktu. Selanjutnya login-lah sebagai System Administrator, dan lakukan langkah langkah berikut:
1. Membuat Client beserta organisasi yang dibutuhkan
2. Membuat User dan Roles untuk user yang bersangkutan
3. Membuat Accounting Schema
4. Tentukan Document Type
5. Membuat Calendar (tanpa period)
Setelah menyelesaikan konfigurasi awal, pada dasarnya sudah siap untuk menuju proses selanjutnya. Namun, dapat melakukan pengecekan ulang dan update terhadap konfigurasi awal anda dengan workflow “Initial Tenant Setup Review”.
Memulai Login
Untuk memulai login, kita dapat mencari icon bergambar logo huruf “C” yang bertuliskan Compiere. Bagi yang menggunakan OS Windows anda dapat juga menjalankan dari “Start” dan pilih Compiere2
Loginlah sebagai SuperUser (case sensitive) dan passwordnya: System - Compiere akan mengingat data login kita.
Pilihlah Role sebagai GardenWorld Admin.
Menu Compiere
Menu dari Compiere akan menampilkan semua menu yang tesedia untuk role yang anda pilih. Untuk mencari menu yang diinginkan, kita dapat memanfaatkan menu search yang ditandai berwarna kuning, Sebagai contoh coba masukkan Sales dan tekan enter. System akan mencari ke semua menu yang mengandung kata kata Sales (case sensitive) didalamnya.
Pada gambar nampak bahwa sistem menunjuk kepada menu Sales Order, dan juga dapat menampilan menu Sales Order ke lajur sebelah kiri dengan meng klik kanan pada menu Sales order dan klik pada : Perluas Menu-Bar anda (Shortcut) dengan men-drag pada menu sebelah kiri. Kemudian, bisa menambah shortcut yang lain sesuai yang diinginkan, misalnya Purchase Order dll.
Navigasi Windows
Untuk membuka window Sales Order kita dapat menekan Ctrl-Enter di area yang berwarna kuning pada search area, melakuan klik dua kali (double-click) pada deretan menu di sebelah kanan atau meng klik pada shortcut di lajur sebelah kiri.
Nilai Default
Tampilan layaran Sales Order akan muncul dengan nilai default/preference yang ditentukan, untuk Organisasi (HQ) , untuk client (GardenWorld) atau system. Untuk mengeset preferences pilihlah field yang diinginkan kemudian tekan klik kanan (sebagai contoh: field “Target Document Type” akan dirubah ke “POS Order”) dan pilih Value Preference. Pilihlah scope (untuk semua/specific Organizations, Users, Window) dan tekan OK. Maka nilai default anda yang baru pada layar Order Entry adalah POS Order.
Membuat Business Partner secara langsung
Untuk membuat Business Partner baru pada umumnya, kita harus memasukkannya di window Business Partner ataupun dengan melakukan import. Namun, dapat membuat Business Partner baru secara langsung. Nilai default dari Business Partner adalah di salin dari Business Partner “Standard”. Pada field Business Partner, tekan klik-kanan dan pilih New Record.
Masukkan Informasi customer, untuk memasukkan alamat/address, pilih tombol Location button. Masukkan address (alamat) , Klik OK untuk konfirmasi pencatatan Customer yang baru, Sales Order secara otomatis akan ter updated.
Zoom – Membuat Record baru tanpa meninggalkan Window
Pada field optional Campaign Field (field optional memiliki background putih, field mandatory memiliki background biru muda) tekan klik kanan dan pilih Zoom:
Window Campaign akan terbuka untuk memasukan record baru. Jika field "zoom from" memiliki beberapa pilihan, window Zoom akan mengurutkan record yang diplih secara otomatis.
Masukkan kata kunci pada field Search Key dan Name (ini merupakan field mandatory jadi kita harus mengisinya), anda bebas mengisinya dengan informasi yang sesuai.
Kemudian tekan Save – dan tutup window dengan menekan tanda x di sebelah kanan atas atau dengan menekan tombol End di sebelah kiri (anda akan di tanya, apakah ingin menyimpan perubahan yang sudah dilakukan) pada Tool Bar.
Kembali pada tampilan Order , Campaign yang baru belum tersedua, klik-kanan pad field Campaign and pilih ReQuery:
berikut:
Persiapan
Pada saat implementasi, tidak ada persiapan khusus yang diperlukan kecuali harus menyiapkan data yang diperlukan untuk implementasi. Data tersebut diantaranya adalah Chart Of Account, Business Partner, Product, dan Bill Of Material (BOM), Anda dapat memasukkan informasi ini satu persatu ataupun dengan cara import agar menghemat waktu.
Accounts & CoA
Proses implementasi dimulai ketika program “Initial Client Setup” dijalankan. Kemudian, login sebagai “System Administrator” untuk menjalankan program tersebut. Untuk selanjutnya membuat user, aturan dan standard entiti untuk tipe dokumen, business partner, product, dan lain lain. Setelah menyelesaikan proses ini, kita sudah dapat membuat dan mencetak invoice anda yang pertama.
Program tersebut juga akan membuat dua account user dengan level “Client” yang memiliki semua wewenang untuk merawat aturan aturan system serta melakukan transaksi. Yang satu lagi adalah user dengan level “Organisasi” yang mempunyai semua wewenang untuk melakukan transaksi.
Initial Tenant Setup
Sebelum memulai setup client untuk pertama kali, kita harus menyediakan Chart Of Account. Kita dapat menggunakan template Chart Of Account yang sudah tersedia atau membuat sendiri dengan cara membuka template dengan aplikasi preadsheet seperti excel untuk kemudian anda rubah sesuai keinginan anda. Dalam banyak kasus kita bisa menggunakan template “AccountingUS” , apabila ingin melakukan perubahan, import kedalam format Excel, untuk kemudian menyimpan kembali dalam format csv.
kita dapat juga memulai dengan standard template, dan melakukan import account di lain waktu. Selanjutnya login-lah sebagai System Administrator, dan lakukan langkah langkah berikut:
1. Membuat Client beserta organisasi yang dibutuhkan
2. Membuat User dan Roles untuk user yang bersangkutan
3. Membuat Accounting Schema
4. Tentukan Document Type
5. Membuat Calendar (tanpa period)
Setelah menyelesaikan konfigurasi awal, pada dasarnya sudah siap untuk menuju proses selanjutnya. Namun, dapat melakukan pengecekan ulang dan update terhadap konfigurasi awal anda dengan workflow “Initial Tenant Setup Review”.
Memulai Login
Untuk memulai login, kita dapat mencari icon bergambar logo huruf “C” yang bertuliskan Compiere. Bagi yang menggunakan OS Windows anda dapat juga menjalankan dari “Start” dan pilih Compiere2
Loginlah sebagai SuperUser (case sensitive) dan passwordnya: System - Compiere akan mengingat data login kita.
Pilihlah Role sebagai GardenWorld Admin.
Menu Compiere
Menu dari Compiere akan menampilkan semua menu yang tesedia untuk role yang anda pilih. Untuk mencari menu yang diinginkan, kita dapat memanfaatkan menu search yang ditandai berwarna kuning, Sebagai contoh coba masukkan Sales dan tekan enter. System akan mencari ke semua menu yang mengandung kata kata Sales (case sensitive) didalamnya.
Pada gambar nampak bahwa sistem menunjuk kepada menu Sales Order, dan juga dapat menampilan menu Sales Order ke lajur sebelah kiri dengan meng klik kanan pada menu Sales order dan klik pada : Perluas Menu-Bar anda (Shortcut) dengan men-drag pada menu sebelah kiri. Kemudian, bisa menambah shortcut yang lain sesuai yang diinginkan, misalnya Purchase Order dll.
Navigasi Windows
Untuk membuka window Sales Order kita dapat menekan Ctrl-Enter di area yang berwarna kuning pada search area, melakuan klik dua kali (double-click) pada deretan menu di sebelah kanan atau meng klik pada shortcut di lajur sebelah kiri.
Nilai Default
Tampilan layaran Sales Order akan muncul dengan nilai default/preference yang ditentukan, untuk Organisasi (HQ) , untuk client (GardenWorld) atau system. Untuk mengeset preferences pilihlah field yang diinginkan kemudian tekan klik kanan (sebagai contoh: field “Target Document Type” akan dirubah ke “POS Order”) dan pilih Value Preference. Pilihlah scope (untuk semua/specific Organizations, Users, Window) dan tekan OK. Maka nilai default anda yang baru pada layar Order Entry adalah POS Order.
Membuat Business Partner secara langsung
Untuk membuat Business Partner baru pada umumnya, kita harus memasukkannya di window Business Partner ataupun dengan melakukan import. Namun, dapat membuat Business Partner baru secara langsung. Nilai default dari Business Partner adalah di salin dari Business Partner “Standard”. Pada field Business Partner, tekan klik-kanan dan pilih New Record.
Masukkan Informasi customer, untuk memasukkan alamat/address, pilih tombol Location button. Masukkan address (alamat) , Klik OK untuk konfirmasi pencatatan Customer yang baru, Sales Order secara otomatis akan ter updated.
Zoom – Membuat Record baru tanpa meninggalkan Window
Pada field optional Campaign Field (field optional memiliki background putih, field mandatory memiliki background biru muda) tekan klik kanan dan pilih Zoom:
Window Campaign akan terbuka untuk memasukan record baru. Jika field "zoom from" memiliki beberapa pilihan, window Zoom akan mengurutkan record yang diplih secara otomatis.
Masukkan kata kunci pada field Search Key dan Name (ini merupakan field mandatory jadi kita harus mengisinya), anda bebas mengisinya dengan informasi yang sesuai.
Kemudian tekan Save – dan tutup window dengan menekan tanda x di sebelah kanan atas atau dengan menekan tombol End di sebelah kiri (anda akan di tanya, apakah ingin menyimpan perubahan yang sudah dilakukan) pada Tool Bar.
Kembali pada tampilan Order , Campaign yang baru belum tersedua, klik-kanan pad field Campaign and pilih ReQuery:
Saving / Menyimpan
Pilih Campaign baru dan terkan Save atau cukup tekan pada tab Order Line. System memiliki setting Auto Commit setting (dari menu window via File > Preference atau pada standard window via Tools > Preference). Ini akan secara otomatis menyimpan / save, tapi harus melakukan konfirmasi ketika merubah tab.
Search
Masuk ke tab Order Line dengan meng klik pada tab.
Pada field Product, masukkan %Bush (misal: mencari product dengan kata bush [case diabaikan] pada Search Key) dan tekan enter:
kita dapat melihat ketersediaan product dan merubah harga berdasarkan pada dasar harga pada Customer atau price list order. Plih product and tekan OK – atau cukup dengan men klik-dua kali pad baris:
Melengkapi Order
Order Line sudah terupdated dengan informasi harga. kita dapat memasukkan keterangan tambahan, merubah harga, dan quantity. kitaakan mendapatkan peringatan / warning, jika memasukkan harga dibawah limit harga.
Tekan Save and kembali ke Header. (Tax engine akan menentukan, bahwa customer di luar negri tidak terkena pajak - kita harus menimpa/mengganti informasi ini apabila ada pengecualian atau dapat merubah setup aturan pajak yang berbeda – misal: tidak berlaku untuk "mail order")
Apabila mempercayai customer, kita dapat merubah aturan pembayaran/payment dari Cash (tunai) menjadi On Credit.
kita telah menyelesaikan order kita, maka tekan tombol transaction Complete, yang mana akan menyimpan order dan memprosesnya (meng - updates inventory, customer credit line, dll.).
Order akan menjadi "abu abu" untuk mengindikasikan bahwa sudah menyelesaikan order kita. Sekarang kita dapat mencetak invoice (surat tagihan) melalui tombol Print Document. System tau bahwa ketika mencetak POS Order, sebenarnya menginginkan untuk mencetak invoice (atau mencetak delivery note untuk warehouse order) dan bukan konfirmasi standard Order. Karena ini adalah POS Order, invoice akan di proses secara otomatis (demikian juga dengan Shipping document).
Jika kembali ke Order Line, kita dapat melihat bahwa Quantity Orderedy adalah sama dengan Quantity Delivered dan Invoiced. Dimana kita juga mencatat bahwa isi Window berubah dengan context; kita melihat apa yang kita perlu lihat di context yang diberikan (dan jika tidak menyukainya, kita dapat merubah aturannya).
Memasukkan Pembayaran / Payment
Customer baru kami mengirim sebuah Check! kita dapat menyederhanakan struktur menu dengan membuat Role dengan fungsionalitas yang sudah dipilih. Di Men, pilih search untuk Payment dan buka Window nya.
Klik New atau melalui Menu File > New Record - you can also enter Ctrl+N or F2. kita dapat juga dapat mencatat, bahwa Icon icon adalah serupa dengan keboard standard PC. Pada field Business Partner, tekan tombol yang anda pilih.
Mencari Customers dan Invoices
Pada Business Partner Info, tekan enter dan kita akan melihat semua customer. Mohon dicatat bahwa semua Customer baru berwarna merah karena belum memiliki tagihan (credit line).
Tekan cancel – sekedar untuk memperlihatkan kepada anda fitur yang lain: klik pada tombol Invoice dan tekan enter; Sekarang lihat semua Invoices yang masih open. Umumnya, akan mempersempit pencarian dengan memasukkan kata kunci customer, invoice number, dll. Pilih invoice dan klik OK atau klik-dua kali pada baris yang bersangkutan.
Memasukan nilai pembayaran (Payment amounts)
Layar Payment juga terupdated bersama Customer dan nilai pembayaran. Misalnya Customer and lupa untuk mengirim 75c (dari total tagihan $ 23.75), maka kita mencoba mengkoreksi nilai pembayaran menjadi $23.00. Perbedaan 0.75 akan muncul sebagai write-off (setelah keluar dari field) alias di hilangkan. Jika memang ada diskon pembayaran yang valid, system akan menyarankan pengurangan nilai pembayaran dengan valid discount pada hari pembayaran di field discount. System membedakan antara diskon payment yang telah ditentukan dengan pembayaran singkat yang akan kita write off. Kita juga harus menjaga balance.
Cukup tekan complete dan biarkan system memberitahu kita, bahwa kita harus mengisi field mandatory yang lain. kita harus men-set pada Document Type atau AR Payment sebagai kemungkinan pembayaran terbanyak yang akan diterima (dan AP payments umumnya akan di generate). Lengkapi informasi lain yang diperlukan (check number, etc.) dan tekan complete.
Reporting / Pelaporan
Di Menu search untuk Payment Allocation Report (ada dua masukan – satu untuk Window dan satu untuk summarized Payment Allocation Report). Dialog pilihan akan muncul. Untuk masuk ke Business Partner merupakan optional (boleh ya atau tidak), sehingga cukup tekan OK (jika kita lebih suka parameter pilihan tambahan yang lain untuk report, kita dapat menambahkan dengan mudah):
Berikut ini kita sudah memiliki report, meskipun mungkin tidak terlalu bagus, sehingga merasa perlu untuk melakukan Customize, maka tekan tombol Customization.
Customizing a Report
Pilih fields, dapat memperlihatkan urutan dalam tab Display Order :
Pada tab Sort, pilih Business Partner dan Invoice untuk mensortir report berdasar pada:
Pada tab Format Item, dapat memilih Business Partner. Pilih Group by untuk membuat total nilai per Business Partner. kita dapat pula merubah kolom heading disini dan tekan OK.
kita juga bisa mendapatkan total untuk tiap Business Partner maka pilih Amount. Pilih check box Calculate Sum sehingga nilai total akan di kalkulasi
Sekarang, report nampak lebih baik. Sehingga kita melihat disini Invoice mana yang telah di bayar serta dengan metode pembayaran(Check, transfer, dll) ataupun tunai (Cash)
==========================
Download e-book <-- from indowebster.com
==========================
Pilih Campaign baru dan terkan Save atau cukup tekan pada tab Order Line. System memiliki setting Auto Commit setting (dari menu window via File > Preference atau pada standard window via Tools > Preference). Ini akan secara otomatis menyimpan / save, tapi harus melakukan konfirmasi ketika merubah tab.
Search
Masuk ke tab Order Line dengan meng klik pada tab.
Pada field Product, masukkan %Bush (misal: mencari product dengan kata bush [case diabaikan] pada Search Key) dan tekan enter:
kita dapat melihat ketersediaan product dan merubah harga berdasarkan pada dasar harga pada Customer atau price list order. Plih product and tekan OK – atau cukup dengan men klik-dua kali pad baris:
Melengkapi Order
Order Line sudah terupdated dengan informasi harga. kita dapat memasukkan keterangan tambahan, merubah harga, dan quantity. kitaakan mendapatkan peringatan / warning, jika memasukkan harga dibawah limit harga.
Tekan Save and kembali ke Header. (Tax engine akan menentukan, bahwa customer di luar negri tidak terkena pajak - kita harus menimpa/mengganti informasi ini apabila ada pengecualian atau dapat merubah setup aturan pajak yang berbeda – misal: tidak berlaku untuk "mail order")
Apabila mempercayai customer, kita dapat merubah aturan pembayaran/payment dari Cash (tunai) menjadi On Credit.
kita telah menyelesaikan order kita, maka tekan tombol transaction Complete, yang mana akan menyimpan order dan memprosesnya (meng - updates inventory, customer credit line, dll.).
Order akan menjadi "abu abu" untuk mengindikasikan bahwa sudah menyelesaikan order kita. Sekarang kita dapat mencetak invoice (surat tagihan) melalui tombol Print Document. System tau bahwa ketika mencetak POS Order, sebenarnya menginginkan untuk mencetak invoice (atau mencetak delivery note untuk warehouse order) dan bukan konfirmasi standard Order. Karena ini adalah POS Order, invoice akan di proses secara otomatis (demikian juga dengan Shipping document).
Jika kembali ke Order Line, kita dapat melihat bahwa Quantity Orderedy adalah sama dengan Quantity Delivered dan Invoiced. Dimana kita juga mencatat bahwa isi Window berubah dengan context; kita melihat apa yang kita perlu lihat di context yang diberikan (dan jika tidak menyukainya, kita dapat merubah aturannya).
Memasukkan Pembayaran / Payment
Customer baru kami mengirim sebuah Check! kita dapat menyederhanakan struktur menu dengan membuat Role dengan fungsionalitas yang sudah dipilih. Di Men, pilih search untuk Payment dan buka Window nya.
Klik New atau melalui Menu File > New Record - you can also enter Ctrl+N or F2. kita dapat juga dapat mencatat, bahwa Icon icon adalah serupa dengan keboard standard PC. Pada field Business Partner, tekan tombol yang anda pilih.
Mencari Customers dan Invoices
Pada Business Partner Info, tekan enter dan kita akan melihat semua customer. Mohon dicatat bahwa semua Customer baru berwarna merah karena belum memiliki tagihan (credit line).
Tekan cancel – sekedar untuk memperlihatkan kepada anda fitur yang lain: klik pada tombol Invoice dan tekan enter; Sekarang lihat semua Invoices yang masih open. Umumnya, akan mempersempit pencarian dengan memasukkan kata kunci customer, invoice number, dll. Pilih invoice dan klik OK atau klik-dua kali pada baris yang bersangkutan.
Memasukan nilai pembayaran (Payment amounts)
Layar Payment juga terupdated bersama Customer dan nilai pembayaran. Misalnya Customer and lupa untuk mengirim 75c (dari total tagihan $ 23.75), maka kita mencoba mengkoreksi nilai pembayaran menjadi $23.00. Perbedaan 0.75 akan muncul sebagai write-off (setelah keluar dari field) alias di hilangkan. Jika memang ada diskon pembayaran yang valid, system akan menyarankan pengurangan nilai pembayaran dengan valid discount pada hari pembayaran di field discount. System membedakan antara diskon payment yang telah ditentukan dengan pembayaran singkat yang akan kita write off. Kita juga harus menjaga balance.
Cukup tekan complete dan biarkan system memberitahu kita, bahwa kita harus mengisi field mandatory yang lain. kita harus men-set pada Document Type atau AR Payment sebagai kemungkinan pembayaran terbanyak yang akan diterima (dan AP payments umumnya akan di generate). Lengkapi informasi lain yang diperlukan (check number, etc.) dan tekan complete.
Reporting / Pelaporan
Di Menu search untuk Payment Allocation Report (ada dua masukan – satu untuk Window dan satu untuk summarized Payment Allocation Report). Dialog pilihan akan muncul. Untuk masuk ke Business Partner merupakan optional (boleh ya atau tidak), sehingga cukup tekan OK (jika kita lebih suka parameter pilihan tambahan yang lain untuk report, kita dapat menambahkan dengan mudah):
Berikut ini kita sudah memiliki report, meskipun mungkin tidak terlalu bagus, sehingga merasa perlu untuk melakukan Customize, maka tekan tombol Customization.
Customizing a Report
Pilih fields, dapat memperlihatkan urutan dalam tab Display Order :
Pada tab Sort, pilih Business Partner dan Invoice untuk mensortir report berdasar pada:
Pada tab Format Item, dapat memilih Business Partner. Pilih Group by untuk membuat total nilai per Business Partner. kita dapat pula merubah kolom heading disini dan tekan OK.
kita juga bisa mendapatkan total untuk tiap Business Partner maka pilih Amount. Pilih check box Calculate Sum sehingga nilai total akan di kalkulasi
Sekarang, report nampak lebih baik. Sehingga kita melihat disini Invoice mana yang telah di bayar serta dengan metode pembayaran(Check, transfer, dll) ataupun tunai (Cash)
==========================
Download e-book <-- from indowebster.com
==========================
0 komentar:
Posting Komentar